为什么外贸催款函这么重要？

做外贸最头疼什么？货发了，服务提供了，客户却迟迟不付款！这时候，一封得体的外贸催款函就能帮上大忙。它不仅提醒客户结清款项，还能维护客户关系，避免直接催款的尴尬。那么，怎样写出既有效又不伤和气的催款函呢？

外贸催款函的核心在于”礼貌但坚定”。既要让客户觉悟到付款的紧迫性，又要给对方留足面子。毕竟，谁都有疏忽的时候，对吧？

5种常见催款场景及应对策略

1. 温和提醒型：适合偶尔拖欠的老客户

“Dear [客户名], Hope you’re doing well! Just a friendly reminder that invoice [发票号] for [金额] sent on [日期] is still pending. We’d appreciate it if you could check the details at your earliest convenience.”

这种模板语气轻松，像朋友间的提醒。适用于合作稳定、只是暂时忘记付款的客户。末尾可以加一句”Let me know if you need any clarification”，体现专业服务态度。

2. 发货前催款：明确时刻节点

“We’re ready to ship your order! To avoid delays, kindly arrange payment by [具体日期] so we can proceed immediately.”

发货前的催款要突出”时刻敏感度”。可以适当强调物流紧张、仓库爆满等客观影响，但避免显得咄咄逼人。记住：目的是促成付款，不是吓跑客户！

3. 价格波动催款：制造紧迫感

“Raw material prices are rising daily. To lock in the quoted price, please complete payment before [截止日期].”

今年原材料价格像过山车？这正是催款的好理由！这类函件要突出”为客户省钱”的立场，让对方感觉早付款反而能获利。

4. 财务结算催款：借制度说事

“Our finance team will close quarterly accounts on [日期]. Please settle the invoice before then to avoid processing delays.”

借助财务制度等第三方理由，能有效减轻催款的针对性。中国春节前、欧美圣诞前都是使用这类借口的黄金时段。

5. 长期拖欠催款：最终通牒

“Since the payment is [天数] days overdue, we must insist on immediate settlement to avoid further action.”

对于”老赖”客户，语气要逐步升级。但即使到最终阶段，也建议保留”Please contact us if there are any issues”的沟通窗口。

写催款函的3个黄金法则

1. 越具体越好

一定要注明发票号、金额、付款截止日等关键信息。模糊的催款等于没催！

2. 保持专业但有人情味

可以适当加入”We understand you’re busy”这类共情语句，但避免过度道歉或示弱。

3. 阶梯式催款

首次提醒→温和催促→严肃通告→最终通牒，根据客户响应调整语气强度。

记住：好的外贸催款函就像精准的外科手术——快、准、稳，既难题解决又不留疤痕。下次遇到拖欠款项时，不妨试试这些技巧！需要具体模板？关注我们的公众号获取更多外贸实战干货。